„Zignorujesz te sygnały? Twoja firma może wpaść w kłopoty!

 

Agnieszka Polak – Mołotkin: Beato, jako ekspertka od rozwoju nowego biznesu i ratowania firm z kłopotów w J.Dauman Poland, masz ogromne doświadczenie w identyfikowaniu problemów, zanim jeszcze zdążą one poważnie wpłynąć na firmę. Powiedz, jakie sygnały w codziennym zarządzaniu często są ignorowane, a mogą mieć kluczowe znaczenie dla przyszłości biznesu?

Beata Harnik: Przede wszystkim menadżerowie często koncentrują się na widocznych wskaźnikach — przychodach, kosztach, zyskach — co oczywiście jest ważne, ale zbyt często zapominają o subtelnych sygnałach, które pojawiają się wcześniej i mogą świadczyć o nadchodzących problemach. Jednym z takich sygnałów jest malejąca liczba pytań od zespołu. Może się wydawać, że brak pytań oznacza, że wszystko jest jasne, ale to złudzenie. Kiedy zespół przestaje pytać, to często oznacza, że albo stracił motywację, albo nie wierzy, że jego opinie zostaną wysłuchane. To bardzo niebezpieczny sygnał.

A.P.-M.: Często mówi się, że rutyna to wróg innowacji. Jakie sygnały mogą świadczyć o tym, że firma osiada na laurach i przestaje się rozwijać?

B.H.: Kluczowym sygnałem jest zdanie: „To zawsze działało, więc po co zmieniać?”. Zbyt często spotykam firmy, które kurczowo trzymają się starych metod, ponieważ były skuteczne w przeszłości. To pułapka. W dzisiejszym świecie, gdzie zmiany następują błyskawicznie, to, co działało wczoraj, jutro może być niewystarczające. Firmy, które nie są gotowe na eksperymentowanie i wprowadzanie innowacji, szybko zostają w tyle. Jeśli słyszysz to zdanie zbyt często, to znak, że w firmie zaczyna brakować elastyczności i otwartości na nowe rozwiązania​.

A.P.-M.: Czy to oznacza, że drobne problemy, takie jak opóźnienia w projektach, też mogą być ostrzeżeniem?

B.H.: Dokładnie. Opóźnienia to coś, co może wydawać się niewielkim problemem, zwłaszcza jeśli występują sporadycznie. Ale kiedy zaczynają być normą, to sygnał, że w organizacji coś szwankuje. Mogą to być problemy z zarządzaniem czasem, nadmierne obciążenie zespołu lub brak jasnych priorytetów. Warto pamiętać, że nawet małe opóźnienia mogą prowadzić do poważniejszych problemów, takich jak utrata kluczowych klientów, bo nikt nie lubi czekać na zamówienie czy realizację projektu dłużej, niż obiecano.

A.P.-M.: A co z relacjami z klientami? Czy ich zachowanie może nas ostrzec przed potencjalnymi kłopotami?

B.H.: Oczywiście. Zmieniające się pytania i oczekiwania klientów to jeden z kluczowych sygnałów ostrzegawczych. Jeśli klienci zaczynają pytać o rzeczy, które wcześniej nie były problemem, lub ich potrzeby się zmieniają, a my tego nie dostrzegamy, to możemy łatwo stracić przewagę konkurencyjną. Firmy, które nie monitorują tych zmian, ryzykują utratę klientów na rzecz konkurencji, która jest bardziej dostosowana do ich potrzeb. Każdy menadżer powinien regularnie analizować te sygnały i być gotowym do szybkiej reakcji.

A.P.-M.: Wspominałaś też o „spokojnych dniach” w kalendarzu. Co dokładnie masz na myśli?

B.H.: Spokojne dni, kiedy kalendarz zaczyna się opróżniać, mogą wydawać się błogosławieństwem, zwłaszcza gdy na co dzień mamy dużo pracy. Jednak jeśli zbyt długo jest cicho, to może to być sygnał, że zainteresowanie ze strony klientów spada, a firma nie generuje nowych zleceń. To jak cisza przed burzą. Warto monitorować te momenty i zastanowić się, dlaczego liczba nowych zapytań czy zamówień maleje, bo to może być pierwszy krok do poważniejszych problemów.

A.P.-M.: A co z pracą zespołu? Jakie sygnały mogą świadczyć o tym, że zespół zaczyna działać „na autopilocie”?

B.H.: Kiedy zespół przestaje kwestionować status quo i działa rutynowo, to znak, że może brakować innowacyjności i zaangażowania. Firmy, które pozwalają swoim zespołom funkcjonować w ten sposób, szybko przestają być konkurencyjne. Rutyna może prowadzić do stagnacji, a menadżerowie, którzy ignorują ten sygnał, narażają się na ryzyko utraty dynamiczności firmy. Warto regularnie inspirować zespół do myślenia kreatywnego i kwestionowania obecnych procesów, aby stale szukać nowych rozwiązań.

A.P.-M.: Na koniec, jakie trzy kluczowe sygnały powinniśmy monitorować, aby uratować firmę przed potencjalnymi kłopotami?

B.H.: Po pierwsze, obserwuj komunikację w zespole. Jeśli przestają zadawać pytania, to znak, że coś jest nie tak. Po drugie, uważaj na rutynę i stare schematy. Kiedy słyszysz „to zawsze działało”, to czas na zmiany. Po trzecie, monitoruj relacje z klientami i ich zmieniające się potrzeby. Klienci mówią więcej, niż nam się wydaje – wystarczy ich uważnie słuchać. Jeśli będziesz zwracać uwagę na te subtelne sygnały, możesz uniknąć większych problemów i sprawić, że Twoja firma wyjdzie z trudności silniejsza.