Polska firma sprzedaje na Amazon UK od dwóch lat. Obroty rosną. Nikt nie sprawdzał progu VAT. Przychodzi pismo z HMRC — retrospektywne rozliczenie, zablokowane konto sprzedawcy, kary. Koszt naprawy: trzykrotność kosztu prewencji.
VAT UK — inny system niż VAT w Polsce
Od Brexitu Wielka Brytania ma własny, niezależny system VAT. Zasady nie są kopią unijnych przepisów — i tu zaczyna się problem dla polskich firm, które zakładają, że "działa tak samo". Nie działa.
Podstawowa różnica: próg rejestracyjny 85 000 GBP dotyczy wyłącznie firm zarejestrowanych w UK. Polska firma sprzedająca do UK konsumentom końcowym nie ma żadnego progu — obowiązek rejestracyjny pojawia się od pierwszej transakcji. Brak wiedzy o tej zasadzie to jeden z najczęstszych powodów kontroli HMRC wśród polskich e-commerce.
Co większość firm robi źle
- Zakłada, że unijny VAT OSS nadal działa dla sprzedaży do UK — od 2021 roku nie działa
- Nie wie, gdzie kończy się odpowiedzialność marketplace'u (Amazon, eBay), a zaczyna odpowiedzialność sprzedawcy
- Rejestruje się do VAT UK dopiero po problemie — zamiast przed przekroczeniem progu
- Ignoruje wymóg Making Tax Digital (MTD) — obowiązek składania deklaracji przez oprogramowanie, nie ręcznie
Kiedy polska firma musi się zarejestrować do VAT w UK
Obowiązek rejestracyjny pojawia się, gdy firma:
Sprzedaje towary do UK konsumentom końcowym — od 2021 brak progu dla firm spoza UK. Każda transakcja B2C to potencjalny VAT UK.
Importuje towary do UK — VAT importowy naliczany przy przekroczeniu granicy, niezależnie od wartości.
Sprzedaje przez marketplace — zasady są inne. Dla transakcji B2C poniżej 135 GBP Amazon UK pobiera VAT jako facilitator. Powyżej tej kwoty lub przy sprzedaży B2B — odpowiedzialność wraca do sprzedawcy. Większość firm nie wie, gdzie dokładnie przebiega ta granica.
Jak wygląda rejestracja i co po niej
Rejestracja odbywa się online przez stronę HMRC. Po zatwierdzeniu — kwartalny VAT Return, termin płatności: 1 miesiąc i 7 dni po końcu okresu rozliczeniowego. Obowiązuje Making Tax Digital — deklaracje przez certyfikowane oprogramowanie, nie ręcznie.
Czego unikać: HMRC ma dostęp do danych marketplace'ów. Wykrycie braku rejestracji po fakcie to retrospektywne rozliczenie z odsetkami od daty, od której obowiązek istniał — nie od daty wykrycia. Błędy w deklaracjach mogą skutkować kontrolą.
Przykład z praktyki
Firma sprzedająca produkty na Amazon UK przekroczyła 70 000 GBP obrotu. Nikt nie śledził progów — bo "Amazon przecież rozlicza VAT". Amazon rozliczał część — tę, za którą ponosi odpowiedzialność jako marketplace. Reszta leżała po stronie sprzedawcy. HMRC naliczył zaległości, odsetki i penalizację. Retrospektywne rozliczenie zajęło siedem miesięcy i kosztowało wielokrotność tego, co kosztowałaby regularna rejestracja na starcie.
Jeśli Twoja firma sprzedaje do UK lub planuje sprzedaż przez marketplace — weryfikacja sytuacji VAT przed problemem jest zdecydowanie tańsza niż po nim.